Bố trí văn phòng công ty nhỏ: lễ tân, chỗ ngồi giám đốc, phòng họp và ngày chuyển văn phòng
Trả lời ngắn: bố trí văn phòng cho một công ty nhỏ nên đi theo thứ tự: vẽ sơ đồ mặt bằng với cửa, cửa sổ và lối thoát hiểm; đặt khu lễ tân ngay cửa vào; cho người đứng đầu một chỗ ngồi tựa tường, nhìn được cửa mà vẫn dễ gặp nhân viên; đặt phòng họp nơi yên và sáng; rồi mới tới khu làm việc chung, bếp và chỗ nghỉ trưa. Quan niệm phong thuỷ về văn phòng phần lớn trùng với chuyện ánh sáng, tiếng ồn và đường đi, nên làm đúng những thứ đó là đã làm được phần lớn.
Các bài trước trong chủ đề này nói về chỗ ngồi của một người trong văn phòng mở, góc làm việc ở nhà và đồ vật trên bàn. Bài trụ cột này đứng ở vị trí khác: bạn là chủ hoặc người quản lý, vừa thuê được một sàn văn phòng trống, và phải xếp chỗ cho cả công ty.
Khi mình là người bố trí cả văn phòng, không chỉ một cái bàn
Chọn chỗ cho riêng mình thì chỉ cần nghĩ cho một người. Xếp chỗ cho mười, hai mươi người thì mỗi quyết định đều có người được, người thiệt: ai ngồi cạnh cửa sổ, ai ngồi gần nhà vệ sinh, ai phải quay lưng ra lối đi. Nhân viên người Việt nhiều người có để ý chuyện phong thuỷ chỗ ngồi, dù ít khi nói ra. Một sơ đồ chỗ ngồi được giải thích rõ ràng giúp tránh những lời xì xào không cần thiết.
Nguyên tắc chung của bài này: dùng phong thuỷ như một danh sách kiểm tra về ánh sáng, đường đi và cảm giác an toàn, không dùng nó để xếp hạng con người. Không ai nên bị xếp vào chỗ "xấu" chỉ vì tuổi hay mệnh của họ.
Bắt đầu từ sơ đồ mặt bằng
Trước khi mua bàn ghế, hãy có một bản vẽ. Không cần phần mềm; giấy ô li và thước dây là đủ.
- Đo các bức tường, đánh dấu vị trí cửa vào, cửa sổ, cột, ổ điện, điểm mạng và cục lạnh điều hoà.
- Đánh dấu lối thoát hiểm và thiết bị chữa cháy có sẵn. Lối này phải luôn thông, không kê tủ chắn.
- Đứng ở từng góc vào ba thời điểm sáng, trưa, chiều, ghi lại nắng chiếu tới đâu.
- Ghi các nguồn ồn: thang máy, cầu thang bộ, đường phố, máy nén điều hoà ngoài trời.
- Chia mặt bằng thành vùng: vùng công khai (lễ tân, phòng họp tiếp khách), vùng làm việc, vùng phục vụ (bếp, kho, vệ sinh).
- Chỉ khi đã có các vùng mới bắt đầu đặt bàn cho từng người.
Thứ tự này khớp với cách người xem phong thuỷ hay làm: xác định cửa chính và hướng trước, sau đó mới bàn tới từng chỗ ngồi. Khác ở chỗ bạn ghi thêm những thứ đo được.
Khu lễ tân và cửa vào
Trong phong thuỷ, cửa chính là nơi khí đi vào, cần sáng sủa và không bị chắn. Với văn phòng, cửa vào còn là ấn tượng đầu tiên của khách và ứng viên. Vài điều nên làm:
- Bàn lễ tân đặt lệch sang một bên cửa, người ngồi nhìn được người bước vào mà không chắn lối.
- Khách đứng ở cửa không nhìn thẳng thấy nhà vệ sinh, kho chứa đồ lộn xộn hay bàn ăn trưa.
- Tránh đặt gương lớn ngay đối diện cửa. Quan niệm nói gương đẩy khí ra ngoài; thực tế khách bước vào thấy chính mình dễ giật mình, và gương hắt đèn chói.
- Chừa một chỗ ngồi chờ có ghế, nước uống, không bắt khách đứng ở lối đi.
Với văn phòng không có người lễ tân riêng, hãy để bàn người gần cửa nhất là người chịu được việc chào khách, và nói rõ với họ đó là một phần công việc.
Chỗ ngồi của người đứng đầu
Nguyên tắc "tựa núi, nhìn cửa" áp vào phòng hoặc bàn của giám đốc: lưng có tường chắc, nhìn được cửa vào, không ngồi đối diện thẳng cửa mà ở góc chéo. Nhiều sách phong thuỷ khuyên đặt phòng giám đốc ở góc sâu nhất, xa cửa vào, để "giữ khí".
Trong công ty nhỏ, điều này cần cân nhắc với một nhu cầu khác: người đứng đầu phải dễ gặp. Phòng giám đốc ở cuối hành lang dài, cửa đóng kín, có thể khiến nhân viên ngại gõ cửa. Một số cách dung hoà:
- Đặt bàn giám đốc ở góc sâu nhưng dùng vách kính hoặc vách thấp, để nhân viên nhìn thấy người có đó.
- Nếu không có phòng riêng, bàn giám đốc nằm cuối dãy, lưng tựa tường, mặt nhìn ra khu chung.
- Không đặt bàn giám đốc ngay dưới dầm ngang lớn. Quan niệm gọi là "xà đè"; về cảm giác, ngồi lâu dưới khối bê tông nặng cũng nhiều người thấy bức bối.
- Ghế khách đặt đối diện bàn, không đặt sao cho khách quay lưng ra cửa đang mở.
Phòng họp: nơi ai cũng ngồi cùng một lúc
Phòng họp là nơi nhiều người ngồi gần nhau trong thời gian dài, nên chuyện ánh sáng và không khí lộ rõ nhất.
Bàn tròn hay bàn chữ nhật
Bàn tròn hoặc bầu dục được ưa vì không có góc nhọn chĩa vào người ngồi, và cũng tạo cảm giác bình đẳng. Bàn chữ nhật hợp cho họp có chủ toạ rõ ràng. Cả hai đều ổn; chọn theo cách công ty họp thật sự.
Ghế chủ toạ
Ghế chủ toạ thường đặt ở đầu bàn xa cửa, lưng tựa tường, giống nguyên tắc chỗ ngồi của người đứng đầu. Nếu phòng họp có màn hình, đặt màn hình ở đầu đối diện để mọi người không phải ngoái cổ.
Ánh sáng và họp trực tuyến
Người ngồi quay lưng ra cửa sổ sáng sẽ thành bóng đen trên camera. Đặt camera sao cho ánh sáng tự nhiên chiếu vào mặt người họp, không chiếu từ phía sau. Phòng họp kín không cửa sổ thì cần quạt thông gió hoặc mở cửa giữa các cuộc họp, vì không khí ngột ngạt làm người ta mệt và cáu, điều mà phong thuỷ gọi là "khí tù".
Khu làm việc chung
Phần lớn diện tích là chỗ nhân viên ngồi hằng ngày. Bài chọn chỗ ngồi trong văn phòng mở đã nói kỹ về một chỗ ngồi; ở đây là cách xếp cả khu.
- Xếp theo nhóm làm việc, người hay trao đổi với nhau ngồi gần nhau. Nhóm hay gọi điện đặt xa nhóm cần tập trung.
- Hạn chế số người ngồi quay lưng ra lối đi chính. Nếu không tránh được, đặt vách thấp hoặc kệ cây sau lưng họ.
- Lối đi chính rộng, không cong queo. Phong thuỷ ưa khí "uốn lượn" nhưng văn phòng cần lối đi thẳng ra cửa thoát hiểm.
- Không ai ngồi ngay dưới luồng gió điều hoà. Đây là lời than số một trong văn phòng nhiệt đới, nhiều hơn mọi chuyện hướng ngồi.
- Chỗ cạnh cửa sổ chia công bằng, hoặc dùng cho khu chung ai cũng được ngồi.
Bếp, phòng nghỉ trưa và nhà vệ sinh
Nhiều văn phòng Việt Nam có giờ nghỉ trưa, nhân viên ăn tại chỗ rồi chợp mắt. Vì vậy vùng phục vụ quan trọng hơn ở nhiều nước khác.
- Bếp nhỏ và chỗ ăn trưa nên tách khỏi bàn làm việc để mùi thức ăn không ám vào khu làm việc cả buổi chiều.
- Nếu không có phòng nghỉ riêng, chọn một góc có thể tắt bớt đèn, kéo rèm vào giờ nghỉ. Ghế ngả hoặc đệm gấp cất gọn sau giờ nghỉ.
- Nhà vệ sinh có quạt hút chạy tốt và cửa đóng được. Dân gian kiêng bàn làm việc đối diện cửa nhà vệ sinh; về thực tế, đó là chỗ có mùi và người qua lại cả ngày, không ai muốn ngồi.
- Ấm siêu tốc, lò vi sóng, nồi cơm cắm trên một ổ điện riêng đủ tải, không cắm chung ổ kéo dài với máy tính.
Bàn thờ Thần Tài và đồ vật chung trong văn phòng
Nhiều công ty Việt đặt một bàn thờ Thần Tài – Thổ Địa ở văn phòng, nhất là công ty có bán hàng. Cách đặt và cúng đã được nói ở bài bàn thờ Ông Địa – Thần Tài ở quầy hàng. Riêng trong văn phòng có vài điều cần thêm:
- Văn phòng có nhân viên khác tín ngưỡng. Việc cúng là việc của công ty hoặc người phụ trách, không bắt ai tham gia.
- Nhiều toà nhà văn phòng cấm hoặc hạn chế đốt nhang vì hệ thống báo cháy. Hỏi ban quản lý toà nhà trước. Đèn thờ điện và nhang điện là lựa chọn phổ biến.
- Không đặt bàn thờ ở lối thoát hiểm, dưới đầu báo khói hay cạnh rèm vải.
- Ngày cúng nên đặt mâm gọn, dọn sớm, để văn phòng không có mùi thức ăn để lâu.
Còn đồ vật trên từng bàn riêng, bài đồ vật trên bàn làm việc và nếp công sở có hướng dẫn chi tiết.
Bảng tra: từng khu vực, quan niệm và nhu cầu thực tế
| Khu vực | Quan niệm phong thuỷ thường nghe | Nhu cầu kiểm chứng được | Cách bố trí gợi ý |
|---|---|---|---|
| Cửa vào, lễ tân | Sáng, thoáng, không chắn khí | Khách thấy rõ lối đi, có chỗ chờ | Bàn lễ tân lệch một bên, ghế chờ gần cửa |
| Phòng giám đốc | Tựa tường, nhìn cửa, góc sâu | Riêng tư nhưng dễ gặp | Góc sâu, vách kính hoặc vách thấp |
| Phòng họp | Bàn tròn, không góc nhọn | Thông gió, ánh sáng cho camera | Ghế chủ toạ xa cửa, màn hình đối diện |
| Khu làm việc chung | Tránh quay lưng ra cửa, tránh xà đè | Ít ồn, không gió lạnh thổi thẳng | Xếp theo nhóm, vách thấp sau lưng |
| Bếp, chỗ nghỉ | Không đối diện cửa chính | Tách mùi, tắt đèn được giờ trưa | Góc xa khu làm việc, ổ điện riêng |
| Nhà vệ sinh | Không ở giữa nhà, không đối diện bàn | Quạt hút, cửa đóng được | Không xếp bàn nhìn thẳng vào cửa |
Chuyển văn phòng: thứ tự việc làm gọn nhẹ
Nhiều công ty Việt chọn ngày đẹp để chuyển văn phòng và làm một lễ nhỏ, tương tự lễ nhập trạch của nhà ở. Có thể giữ phần nghi lễ mà không làm chậm công việc:
- Chọn ngày chuyển dựa trước hết vào lịch công việc: tránh ngày chốt báo cáo, ngày giao hàng lớn. Nếu muốn, chọn ngày tốt trong khoảng đó.
- Một tuần trước, chụp ảnh và đánh số dây cáp, máy móc; mỗi người tự đóng thùng đồ cá nhân, ghi tên.
- Hoàn tất mạng, điện, điều hoà ở chỗ mới trước ngày chuyển, không để nhân viên tới mà không làm việc được.
- Ngày chuyển, nếu công ty có lễ thì làm mâm cúng nhỏ buổi sáng, sau đó mới chuyển đồ.
- Ngày làm việc đầu tiên, đi một vòng chỉ lối thoát hiểm, bình chữa cháy, cầu dao điện cho cả công ty.
- Sau hai tuần, hỏi lại từng người chỗ ngồi có vấn đề gì, điều chỉnh một lần cho gọn.
Ví dụ: công ty mười hai người thuê một sàn nhỏ
Một công ty thiết kế mười hai người thuê một sàn chữ nhật, cửa vào ở giữa cạnh dài, cửa sổ chạy dọc một bên hướng tây, phía bên kia là thang máy và nhà vệ sinh.
Bản đầu tiên người quản lý vẽ đặt bàn giám đốc ở góc cạnh cửa sổ, vì "góc sâu, tựa tường". Khi đứng thử lúc ba giờ chiều, góc đó nắng chiếu thẳng vào màn hình. Họ sửa lại: dãy bàn nhân viên đặt song song với cửa sổ, có rèm cuốn; bàn giám đốc chuyển sang góc sâu phía không có nắng, lưng tựa tường, nhìn chéo ra cửa vào; phòng họp nhỏ đặt cạnh lễ tân để khách không phải đi qua khu làm việc; bếp và chỗ nghỉ trưa dồn về phía thang máy, cạnh nhà vệ sinh, có vách ngăn.
Không ai phải ngồi đối diện cửa nhà vệ sinh, không ai ngồi dưới luồng điều hoà. Khi một nhân viên hỏi chỗ mình có "phạm" gì không, người quản lý chỉ vào sơ đồ và giải thích lý do từng vị trí. Câu chuyện dừng ở đó.
Sai lầm thường gặp
- Mua bàn ghế trước khi đo và vẽ sơ đồ, rồi phải xếp theo bàn ghế đã mua.
- Chọn phòng đẹp nhất cho giám đốc mà bỏ phòng họp vào góc tối không cửa sổ.
- Kê tủ hồ sơ chắn lối thoát hiểm vì "chỗ đó trống".
- Đặt cây to, bể cá lớn để "kích tài lộc" rồi không ai chăm, cây úa, nước bể đục.
- Xếp chỗ theo tuổi, mệnh của từng nhân viên, khiến người bị xếp vào chỗ kém thấy bị đối xử khác.
- Nghe người tư vấn nói văn phòng "phạm" nặng rồi mua bộ vật phẩm đắt tiền ngay trong buổi tư vấn.
Khi nào nên hỏi người có chuyên môn
- Phòng cháy chữa cháy, lối thoát hiểm, quy định của toà nhà: ban quản lý toà nhà và cơ quan có thẩm quyền.
- Cải tạo, đập vách, khoan dầm: kỹ sư kết cấu và bên quản lý toà nhà.
- Hệ thống điện, tải điện cho nhiều thiết bị: thợ điện có chứng chỉ.
- Tư thế ngồi, đau lưng, mỏi mắt kéo dài ở nhân viên: bác sĩ hoặc chuyên gia sức khoẻ nghề nghiệp.
- Hợp đồng thuê văn phòng: luật sư.
Nếu công ty muốn đặt bàn thờ Thần Tài ở văn phòng mới, nên chọn tượng vừa với khoảng tường, đặt chắc chắn, dùng đèn thờ điện nếu toà nhà hạn chế lửa; có thể tham khảo nhóm tượng Thần Tài, Quan Công để so kích cỡ trước khi chọn, không cần chọn bộ lớn.